Οδηγίες για την εφαρμογή του συστήματος καταγραφής του χρόνου εργασίας

Η καταγραφή του χρόνου εργασίας είναι ένα σημαντικό εργαλείο για την διαχείριση και παρακολούθηση της εργασιακής δραστηριότητας. Η εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας μέσω του συστήματος ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ προσφέρει νέες δυνατότητες και πλεονεκτήματα τόσο για τους εργαζομένους όσο και για τους εργοδότες. Σε αυτό το άρθρο θα εξετάσουμε πώς λειτουργεί το σύστημα καταγραφής του χρόνου εργασίας, πώς μπορούν να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα οι χρήστες, και ποιες είναι οι υποχρεώσεις και οι ευθύνες όλων των εμπλεκόμενων μερών.

Βασικά Σημεία

• Η εφαρμογή myErgani Mobile App επιτρέπει στους εργαζομένους να καταγράφουν τον χρόνο εργασίας τους χρησιμοποιώντας έναν μοναδικό κωδικό QR.
• Η καταγραφή του χρόνου εργασίας μπορεί να γίνει και μέσω άλλων συστημάτων ωρομέτρησης, αρκεί να συνδέονται με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
• Οι εργοδότες πρέπει να παρέχουν τα απαραίτητα εργαλεία και εκπαίδευση στους εργαζομένους για την σωστή χρήση της ψηφιακής κάρτας εργασίας.
• Η ψηφιακή κάρτα εργασίας προσφέρει ακρίβεια στην καταγραφή των ωρών εργασίας και διαφάνεια στα δεδομένα.
• Οι εργαζόμενοι και οι εργοδότες έχουν πρόσβαση στα δεδομένα εργασίας μέσω της εφαρμογής myErgani και του web portal.

Διαδικασία Καταγραφής Χρόνου Εργασίας

Η καταγραφή του χρόνου εργασίας είναι μια κρίσιμη διαδικασία που διασφαλίζει την ακρίβεια και τη διαφάνεια στην απασχόληση των εργαζομένων. Ακολουθούν οι βασικές μέθοδοι καταγραφής:

Χρήση της Εφαρμογής myErgani Mobile App

Οι εργαζόμενοι πρέπει να κατεβάσουν την εφαρμογή myErgani στο κινητό τους. Μέσα από αυτήν την εφαρμογή, λαμβάνουν έναν μοναδικό κωδικό QR που αντιπροσωπεύει την προσωπική τους ψηφιακή κάρτα εργασίας.

Σκανάρισμα του QR Code

Κατά την είσοδο και έξοδο από τον χώρο εργασίας, οι εργαζόμενοι σκανάρουν τον QR κωδικό χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Ergani CardScanner που είναι διαθέσιμη για τις επιχειρήσεις. Η σάρωση αυτή καταγράφει την ώρα προσέλευσης και αποχώρησης σε πραγματικό χρόνο στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

Εναλλακτικές Μέθοδοι Καταγραφής

Η καταγραφή του χρόνου εργασίας μπορεί επίσης να γίνει μέσω των συστημάτων ωρομέτρησης που ήδη χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις, εφόσον αυτά διασυνδέονται με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

Πρόσβαση στα Δεδομένα Εργασίας

Η πρόσβαση στα δεδομένα εργασίας είναι κρίσιμη για την ορθή λειτουργία της επιχείρησης και την προστασία των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων. Μέσω της εφαρμογής myErgani, οι εργαζόμενοι και οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται τα δεδομένα τους με ασφάλεια και διαφάνεια.

Υποχρεώσεις και Ευθύνες Εργαζομένων και Εργοδοτών

Η εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας επιβάλλει συγκεκριμένες υποχρεώσεις και ευθύνες τόσο στους εργαζόμενους όσο και στους εργοδότες. Η συμμόρφωση με αυτές τις υποχρεώσεις είναι κρίσιμη για την ορθή λειτουργία του συστήματος και την αποφυγή κυρώσεων.

Πλεονεκτήματα της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας

Ακρίβεια στην Καταγραφή Ωρών

Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας προσφέρει ακριβή καταγραφή των ωρών εργασίας, διασφαλίζοντας ότι κάθε λεπτό εργασίας καταγράφεται με ακρίβεια. Αυτό βοηθά στην αποφυγή λαθών και παραλείψεων που μπορεί να προκύψουν με τις παραδοσιακές μεθόδους καταγραφής.

Διαφάνεια και Ασφάλεια Δεδομένων

Η χρήση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας ενισχύει τη διαφάνεια στις εργασιακές σχέσεις, καθώς όλα τα δεδομένα καταγράφονται και αποθηκεύονται με ασφάλεια. Οι εργαζόμενοι και οι εργοδότες μπορούν να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα αυτά, διασφαλίζοντας την ακεραιότητα των πληροφοριών.

Πρόσβαση σε Ιστορικά Δεδομένα

Με την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, οι εργαζόμενοι και οι εργοδότες έχουν τη δυνατότητα να ανατρέχουν σε ιστορικά δεδομένα εργασίας. Αυτό επιτρέπει την εύκολη παρακολούθηση των ωρών εργασίας, των υπερωριών και άλλων σημαντικών στοιχείων, διευκολύνοντας τη διαχείριση του χρόνου εργασίας.

Συστήματα Εφαρμογής και Διαλειτουργικότητα

Η εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας απαιτεί τη χρήση συστημάτων που είναι πλήρως διαλειτουργικά με το Π.Σ. Εργάνη ΙΙ. Αυτά τα συστήματα πρέπει να είναι σε θέση να καταγράφουν και να μεταδίδουν σε πραγματικό χρόνο τα δεδομένα εργασίας των εργαζομένων.

Υποχρεωτική Ενεργοποίηση

Από την ημερομηνία υποχρεωτικής ενεργοποίησης της ψηφιακής κάρτας εργασίας, οι εργοδότες είναι υποχρεωμένοι να τηρούν σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να καταγράφεται άμεσα η πραγματική έναρξη και λήξη της απασχόλησης των εργαζομένων.

Εφαρμογές Λογισμικού

Οι εφαρμογές λογισμικού που χρησιμοποιούνται πρέπει να υποστηρίζουν τη διασύνδεση με το Π.Σ. Εργάνη ΙΙ. Ενδεικτικά, αυτές οι εφαρμογές πρέπει να προσφέρουν:

• Realtime/online διασύνδεση με τα ρολόγια παρουσίας της επιχείρησης.
• Δυνατότητα υποβολής ωροσημάνσεων και μεταβολών του ψηφιακού ωραρίου.
• Εφαρμογή Self Service για check in/out μέσω web browser και mobile application.
• Mobile Application για το scanning των QR Codes.
• Cloud λύση για μικρομεσαίες επιχειρήσεις.

Διασύνδεση με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ

Η διασύνδεση με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ είναι κρίσιμη για την ορθή λειτουργία της ψηφιακής κάρτας εργασίας. Οι επιχειρήσεις πρέπει να διασφαλίζουν ότι τα συστήματά τους είναι συμβατά και μπορούν να μεταδίδουν τα δεδομένα σε πραγματικό χρόνο. Η σύνδεση γίνεται μέσω λογαριασμών e-ΕΦΚΑ και μπορούν να δημιουργηθούν χρήστες για δοκιμαστικό περιβάλλον για δοκιμές.

Απογραφική Διαδικασία και Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας

Η απογραφική διαδικασία και η ψηφιακή οργάνωση του χρόνου εργασίας αποτελούν βασικά στοιχεία για την ορθή λειτουργία των επιχειρήσεων και την διασφάλιση των δικαιωμάτων των εργαζομένων. Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει την καταγραφή και την υποβολή των στοιχείων εργασιακής σχέσης για κάθε εργαζόμενο, καθώς και την οργάνωση του ωραρίου απασχόλησης σε ψηφιακή μορφή.

Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης

Η δήλωση μεταβολής στοιχείων εργασιακής σχέσης είναι απαραίτητη για την απογραφή των εργαζομένων. Περιλαμβάνει στοιχεία όπως το ΑΦΜ, το επώνυμο και το όνομα του εργαζομένου, καθώς και την ημερομηνία αναφοράς της δήλωσης. Επιπλέον, δηλώνονται οι συμβατικές εβδομαδιαίες ώρες πλήρους απασχόλησης και το σύστημα απασχόλησης (π.χ. 5ήμερη ή 6ήμερη εργασία).

Στοιχεία Ωραρίου Απασχόλησης

Τα στοιχεία του ωραρίου απασχόλησης καταγράφονται σε ψηφιακή μορφή και περιλαμβάνουν το σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο ή το μεταβαλλόμενο ανά ημέρα. Η καταγραφή αυτή είναι σημαντική για την παρακολούθηση της πραγματικής απασχόλησης των εργαζομένων και την διασφάλιση της τήρησης των εργασιακών δικαιωμάτων.

Ευέλικτη Προσέλευση

Η ευέλικτη προσέλευση επιτρέπει στους εργαζόμενους να ξεκινούν την εργασία τους εντός ενός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος από την δηλωθείσα έναρξη του προδηλωθέντος ωραρίου. Η δυνατότητα αυτή ισχύει μόνο όταν έχει ενεργοποιηθεί η κάρτα εργασίας και έχει συμφωνηθεί μεταξύ εργαζομένου και εργοδότη. Η ευέλικτη προσέλευση μπορεί να διευκολύνει την εποχιακή απασχόληση και να βελτιώσει την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Έλεγχος και Επαλήθευση Δεδομένων

Η διαδικασία ελέγχου και επαλήθευσης δεδομένων είναι κρίσιμη για την ορθή λειτουργία του συστήματος καταγραφής χρόνου εργασίας. Η ακρίβεια και η αξιοπιστία των δεδομένων διασφαλίζονται μέσω διαφόρων μεθόδων και εργαλείων που παρέχονται από το ΠΣ Εργάνη.

Διασταυρώσεις με Α.Π.Δ.

Οι διασταυρώσεις με την Αναλυτική Περιοδική Δήλωση (Α.Π.Δ.) είναι απαραίτητες για την επαλήθευση των στοιχείων που καταγράφονται. Οι εργοδότες πρέπει να διασφαλίζουν ότι τα δεδομένα που υποβάλλονται στο ΠΣ Εργάνη συμφωνούν με τα στοιχεία της Α.Π.Δ.

Αυτοματοποιημένη Προσυμπλήρωση

Η εφαρμογή CardScanner ομαδοποιεί και προωθεί κάθε λεπτό τα δεδομένα Κάρτας στο ΠΣ Εργάνη. Αν μια περιοδική υποβολή δηλώσεων Κάρτας περιέχει χτύπημα Κάρτας με σφάλμα, τότε πρέπει ο χειριστής της εφαρμογής να σβήσει την προβληματική εγγραφή από το Ιστορικό Δηλώσεων και να προχωρήσει σε επανυποβολή των υπόλοιπων δεδομένων Κάρτας.

Επεξεργασία Δηλώσεων Κάρτας Εργασίας

Η επεξεργασία των δηλώσεων Κάρτας Εργασίας περιλαμβάνει την επανεξέταση και διόρθωση τυχόν σφαλμάτων. Στην οθόνη του Ιστορικού Δηλώσεων, με σάρωση δεξιά στην προβληματική εγγραφή εμφανίζεται ο κάδος διαγραφής. Στη συνέχεια, με το κουμπί [ΣΥΧΡΟΝΙΣΜΟΣ] ο χειριστής της εφαρμογής επανυποβάλει τα υπόλοιπα δεδομένα που είναι σε κατάσταση σφάλματος ή κατάσταση αναμονής.

Στην ενότητα "Έλεγχος και Επαλήθευση Δεδομένων", θα βρείτε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να διασφαλίσετε την ακρίβεια και την αξιοπιστία των οικονομικών σας στοιχείων. Επισκεφθείτε την ιστοσελίδα μας για να μάθετε περισσότερα και να δείτε πώς μπορούμε να σας βοηθήσουμε.

Συμπεράσματα

Η εφαρμογή του συστήματος καταγραφής του χρόνου εργασίας αποτελεί ένα σημαντικό βήμα προς την ψηφιακή εποχή για τις επιχειρήσεις και τους εργαζόμενους. Με την ψηφιακή κάρτα εργασίας, διασφαλίζεται η διαφάνεια και η ακρίβεια στην καταγραφή των ωρών εργασίας, ενώ παράλληλα προστατεύονται τα δικαιώματα των εργαζομένων. Οι εργοδότες έχουν την ευθύνη να παρέχουν τα κατάλληλα εργαλεία και εκπαίδευση, ενώ οι εργαζόμενοι οφείλουν να χρησιμοποιούν σωστά την κάρτα τους. Η νέα αυτή διαδικασία όχι μόνο διευκολύνει την καθημερινή λειτουργία των επιχειρήσεων, αλλά και ενισχύει την εμπιστοσύνη μεταξύ εργοδοτών και εργαζομένων. Είναι απαραίτητο όλοι οι εμπλεκόμενοι να συνεργαστούν για την επιτυχή εφαρμογή του συστήματος, ώστε να αποκομίσουν τα μέγιστα οφέλη από αυτήν την καινοτομία.

Συχνές Ερωτήσεις

Τι είναι η ψηφιακή κάρτα εργασίας;

Η ψηφιακή κάρτα εργασίας είναι ένα εργαλείο που επιτρέπει την καταγραφή των ωρών προσέλευσης και αποχώρησης των εργαζομένων μέσω μιας εφαρμογής στο κινητό τους.

Πώς χρησιμοποιώ την εφαρμογή myErgani;

Για να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή myErgani, κατεβάστε την στο κινητό σας, δημιουργήστε έναν λογαριασμό και σκανάρετε τον QR κωδικό κατά την είσοδο και έξοδο από την εργασία σας.

Τι κάνω αν δεν λειτουργεί το QR code;

Αν δεν λειτουργεί το QR code, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον εργοδότη σας για να σας δώσει εναλλακτικές οδηγίες ή να χρησιμοποιήσετε άλλες μεθόδους καταγραφής.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της ψηφιακής κάρτας εργασίας;

Τα πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν την ακρίβεια στην καταγραφή των ωρών εργασίας, τη διαφάνεια και την ασφάλεια των δεδομένων, καθώς και την εύκολη πρόσβαση σε ιστορικά δεδομένα.

Τι υποχρεώσεις έχουν οι εργαζόμενοι;

Οι εργαζόμενοι πρέπει να χρησιμοποιούν την ψηφιακή κάρτα εργασίας για την καταγραφή της προσέλευσης και αποχώρησής τους και να διασφαλίζουν ότι οι ώρες που καταγράφονται είναι ακριβείς.

Πώς μπορώ να δω το ωράριό μου;

Μπορείτε να δείτε το προδηλωμένο ωράριό σας και την πραγματική απασχόληση μέσω της εφαρμογής myErgani, η οποία παρέχει αυτές τις πληροφορίες σε μορφή ημερολογίου.