KPIs: Τι είναι και γιατί έχουν σημασία

Τι είναι τα KPIs και ποια είναι η χρήση τους; Σε αυτό το άρθρο θα απαντήσουμε στα παραπάνω ερωτήματα και θα εξετάσουμε τις εξής θεματικές:

Τι είναι τα KPIs;
Χρήση των KPIs
Οφέλη των KPIs
Περιορισμοί των KPIs
Επιλογή των σωστών KPIs

Τι είναι τα KPIs;

Στον πυρήνα της επιτυχημένης διαχείρισης και βελτιστοποίησης των επιχειρηματικών λειτουργιών βρίσκεται η ικανότητα μέτρησης και αξιολόγησης της απόδοσης. Σε αυτό το σημείο, σημαντικό ρόλο διαδραματίζουν οι Βασικοί Δείκτες Απόδοσης, κοινώς γνωστοί ως KPIs. Ένας KPI είναι ουσιαστικά μια ποσοτικοποιήσιμη μέτρηση που αντικατοπτρίζει πόσο αποτελεσματικά μια εταιρεία επιτυγχάνει τους επιχειρηματικούς της στόχους.

Χρήση των KPIs

Τα KPIs χρησιμοποιούνται σε όλους τους κλάδους και τα μεγέθη των επιχειρήσεων. Από τις μεγάλες εταιρείες που αξιολογούν τις παγκόσμιες στρατηγικές τους έως τις μικρές επιχειρήσεις που παρακολουθούν τις τοπικές πωλήσεις, οι Δείκτες ΚPI προσφέρουν πληροφορίες για την πρόοδο προς την επίτευξη των στόχων. Οι συνήθεις τομείς χρήσης περιλαμβάνουν:

Χρηματοοικονομικές μετρήσεις: Όπως ο ρυθμός αύξησης των εσόδων, το καθαρό περιθώριο κέρδους ή η απόδοση της επένδυσης (ROI).
Μετρήσεις πελατών: Όπως το καθαρό σκορ προώθησης (NPS), το ποσοστό διατήρησης πελατών και η αξία ζωής των πελατών.
Λειτουργικές μετρήσεις: Παραδείγματα περιλαμβάνουν τον κύκλο εργασιών αποθεμάτων, την παραγωγικότητα των εργαζομένων ή τους χρόνους εκτέλεσης παραγγελιών.
Μετρήσεις μάρκετινγκ: Όπως το κόστος ανά απόκτηση, το ποσοστό μετατροπής και η δέσμευση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Οφέλη των KPIs

Η κατανόηση της υγείας και της πορείας μιας επιχείρησης μοιάζει με την πλοήγηση ενός πλοίου. Τα KPIs χρησιμεύουν ως πυξίδα, καθοδηγώντας τις εταιρείες μέσα από τα ταραγμένα νερά και διασφαλίζοντας ότι παραμένουν στην πορεία τους. Ακολουθεί μια αναλυτικότερη ματιά σε ορισμένα οφέλη:

#1 Ενημερωμένη λήψη αποφάσεων

Στο παρελθόν, οι επιχειρηματικές αποφάσεις βασίζονταν σε μεγάλο βαθμό στη διαίσθηση και σε ανεπίσημα στοιχεία. Στον σημερινό κόσμο που βασίζεται στα δεδομένα, οι Δείκτες ΚΡΙs προσφέρουν συγκεκριμένες, ποσοτικές μετρήσεις στις οποίες μπορούν να στηριχθούν οι αποφάσεις.

Για παράδειγμα, ένας διαδικτυακός έμπορος λιανικής πώλησης που παρατηρεί μείωση του δείκτη KPI για το ποσοστό μετατροπής στον ιστότοπό του, μπορεί να διερευνήσει πιθανές αιτίες, όπως ο σχεδιασμός του ιστότοπου ή οι ανεπάρκειες της διαδικασίας πληρωμής.

#2 Εστίαση

Σε μια εποχή όπου οι περισπασμοί είναι πολυάριθμοι, η διατήρηση της οργανωτικής εστίασης είναι υψίστης σημασίας. Τα KPIs απλοποιούν τα πολύπλοκα επιχειρηματικά τοπία, αποστάζοντας τους στόχους σε εύπεπτους αριθμούς. Για μια κατασκευαστική εταιρεία, αυτό θα μπορούσε να σημαίνει έμφαση σε έναν KPI όπως οι “μονάδες που παράγονται ανά ώρα” για να διασφαλιστεί ότι οι στόχοι παραγωγής επιτυγχάνονται με συνέπεια.

#3 Μέτρηση της προόδου

Η ιστορία, όπως λένε, συχνά επαναλαμβάνεται, καθιστώντας την καταγραφή και ανάλυση των προηγούμενων επιδόσεων ζωτικής σημασίας. Τα KPIs χρησιμεύουν ως ο φύλακας αρχείων μιας εταιρείας.

Μια νεοσύστατη επιχείρηση που στοχεύει στην ανάπτυξη, μπορεί να επικεντρωθεί στον KPI “μηνιαίοι ενεργοί χρήστες”. Η παρατήρηση σταθερής αύξησης αυτής της μέτρησης από μήνα σε μήνα θα μπορούσε να είναι ένα καθησυχαστικό σημάδι, ενώ μια ξαφνική πτώση θα μπορούσε να σηματοδοτήσει ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν.

Περιορισμοί των KPIs

Ενώ τα KPIs είναι αναμφισβήτητα χρήσιμα, είναι σημαντικό να κατανοηθούν τα όριά τους για να αποφευχθούν σφάλματα στην εφαρμογή τους:

#1 Υπεραπλούστευση

Ένας μόνο δείκτης μέτρησης, όσο σημαντικός και αν είναι, δεν μπορεί να αποτυπώσει την πολύπλευρη φύση των επιχειρηματικών λειτουργιών. Για παράδειγμα, εάν μια αλυσίδα ξενοδοχείων χρησιμοποιεί ως KPI τη “μέση πληρότητα δωματίων”, ένα υψηλό ποσοστό πληρότητας μπορεί να φαίνεται θετικό.

Ωστόσο, εάν αυτή η υψηλή πληρότητα οφείλεται σε δραστικά μειωμένες τιμές δωματίων, μπορεί να μην αποτελεί καλό οιωνό για την κερδοφορία.

#2 Πιθανότητα κακής ευθυγράμμισης

Οι επιχειρήσεις εξελίσσονται, το ίδιο και οι στόχοι τους. Η στήριξη σε ξεπερασμένα KPIs μπορεί να οδηγήσει σε αναντιστοιχία μεταξύ των καθημερινών λειτουργιών και των ευρύτερων στόχων της εταιρείας.

Μια επιχείρηση που μεταβαίνει από την ανάπτυξη στη σταθερότητα μπορεί να διαπιστώσει ότι οι επιθετικοί δείκτες KPIs για την απόκτηση πελατών, οι οποίοι την εξυπηρετούσαν στο παρελθόν, είναι πλέον λιγότερο σημαντικοί από τις μετρήσεις διατήρησης πελατών.

#3 Βραχυπρόθεσμη εστίαση

Τα KPIs, ιδίως εκείνα που μετρώνται συχνά, μπορεί να δημιουργήσουν ακούσια μια βραχυπρόθεσμη νοοτροπία. Μια εταιρεία λογισμικού, που εστιάζει αποκλειστικά στον δείκτη “αριθμός νέων χαρακτηριστικών που κυκλοφόρησαν”, μπορεί να επισπεύσει την ανάπτυξη του προϊόντος, με αποτέλεσμα να διακυβεύεται η ποιότητα.

Επιλογή των σωστών KPIs

Για να αποφύγετε τους περιορισμούς και να αξιοποιήσετε τα οφέλη, είναι σημαντικό να επιλέξετε τα σωστά KPIs. Μερικές κατευθυντήριες γραμμές περιλαμβάνουν:

Συνάφεια: Βεβαιωθείτε ότι τα KPIs ευθυγραμμίζονται με τους στρατηγικούς στόχους της εταιρείας.

Σαφήνεια: Τα KPIs θα πρέπει να είναι απλά, εύκολα, κατανοητά και μετρήσιμα.

Δυνατότητα ανάληψης δράσης: Θα πρέπει να παρέχουν δεδομένα βάσει των οποίων οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων μπορούν να δράσουν.

Κατάλληλο χρονικό πλαίσιο: Τα δεδομένα θα πρέπει να είναι διαθέσιμα όταν χρειάζονται, ούτε πολύ αργά ούτε πολύ νωρίς.

Προσαρμοστικότητα: Να είστε προετοιμασμένοι να προσαρμόζετε τα KPIs καθώς αλλάζει το επιχειρηματικό τοπίο ή οι στόχοι της εταιρείας.

Συνοψίζοντας

Τα KPIs προσφέρουν μια διορατική ματιά στην υγεία και την πορεία μιας επιχείρησης. Όταν επιλέγονται με σύνεση και χρησιμοποιούνται σε συνδυασμό με άλλα εργαλεία λήψης αποφάσεων, μπορούν να οδηγήσουν μια εταιρεία προς την αποδοτικότητα, την ανάπτυξη και την επιτυχία.

Ωστόσο, μια ολιστική προσέγγιση που συνδυάζει τα δεδομένα με τη διαίσθηση και το όραμα διασφαλίζει ότι τα KPIs χρησιμεύουν ως οδηγοί και όχι ως περιοριστικές αλυσίδες.

Στην KRS βρισκόμαστε δίπλα σας, παρέχοντας σας λογιστικές, φορολογικές και συμβουλευτικές υπηρεσίες, επιτρέποντας στην εταιρεία σας να αναπτυχθεί.

Το λογιστικό γραφείο μας μάλιστα αναδείχθηκε ως το κορυφαίο λογιστικό γραφείο της Αττικής για το 2023.

Για να μαθαίνετε περισσότερα αλλά και για να γνωρίσετε τις υπηρεσίες της KRS, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας για την ταχύτερη δυνατή εξυπηρέτηση σας.